В команде New World мы привыкали работать параллельно над несколькими проектами. Каждый наш клиент требует внимания, долгих часов анализа, разработки стратегии, создания проекта, реализации и еще раз анализа. Мы научились распределять свои ресурсы так, чтобы каждому проекту оказывать достаточно внимания. Нас не пугают сложные, креативные или, наоборот, рутинные задачи. Потому что мы умеем работать с календарем и распределять их равномерно в течение недели.
Хотите освоить искусство Work-life balance? Мы собрали для вас советы от лучших из лучших в этой области — руководителей отделов агентства New World, которые точно знают, как сложно иногда уследить за всеми сферами жизни.
Расставляем приоритеты
Когда планов много, лучше всего расставлять их строго по приоритетам. Один из самых простых, но эффективных способов это сделать — таблица Эйзенхауэра. Вы составляете список задач, затем каждый пункт оцениваете по двум критериям: важное/неважное и срочное/не срочное. Так в таблице появятся 4 колонки:
Так вы точно будете успевать самые важные дела.
Хотите освоить искусство Work-life balance? Мы собрали для вас советы от лучших из лучших в этой области — руководителей отделов агентства New World, которые точно знают, как сложно иногда уследить за всеми сферами жизни.
Расставляем приоритеты
Когда планов много, лучше всего расставлять их строго по приоритетам. Один из самых простых, но эффективных способов это сделать — таблица Эйзенхауэра. Вы составляете список задач, затем каждый пункт оцениваете по двум критериям: важное/неважное и срочное/не срочное. Так в таблице появятся 4 колонки:
- Важное, срочное — делаем в первую очередь.
- Неважное, но срочное — стараемся делегировать. Если не вышло, выполняем вторым.
- Важное, но не срочное — можем выполнить, когда предыдущие задачи будут решены.
- Неважное, несрочное — скорее всего, можно удалить из списка или делегировать.
Так вы точно будете успевать самые важные дела.
Никакой многозадачности
Многозадачность работает разве что, во время просмотра телевизора за ужином. И то, говорят, это не слишком полезно для пищеварения. В остальных случаях важно запомнить главное правило эффективной, качественной работы: одно дело за раз.
Выбрали задачу, выполнили, вычеркнули из календаря, можно брать следующую. Пытаясь делать несколько дел одновременно, легко получить когнитивную перегрузку. А это — минус внимательность, минус продуктивность, плюс повышенная вероятность сделать ошибку. Плохое комбо.
Многозадачность работает разве что, во время просмотра телевизора за ужином. И то, говорят, это не слишком полезно для пищеварения. В остальных случаях важно запомнить главное правило эффективной, качественной работы: одно дело за раз.
Выбрали задачу, выполнили, вычеркнули из календаря, можно брать следующую. Пытаясь делать несколько дел одновременно, легко получить когнитивную перегрузку. А это — минус внимательность, минус продуктивность, плюс повышенная вероятность сделать ошибку. Плохое комбо.
Глубокая работа
Над некоторыми задачами важно посидеть и сконцентрировано подумать: взглянуть со стороны, придумать концепцию или оценить результат. Эту категорию дел называют «глубокой работой». На нее часто не хватает времени из-за операционки. Попробуйте заранее выделить в графике слот под такие вопросы. Предупредите коллег, выключите звук на девайсах, уведомления в соцсетях и отправляйтесь спокойно в чертоги разума.
Тайм-блок
Когда проектов больше, чем два (читать «всегда»), сложно соблюсти баланс и уделять каждому из них достаточно времени. Для этого рабочий день или неделю можно поделить на блоки, каждый из которых будет посвящен одному проекту. А внутри этих временных промежутков уже прописывать конкретные дела. Если какой-то пункт выполнить не успели, он переносится на другой день.
Закладывать время с запасом
Даже если ваш календарь сильно загружен, на каждую задачу закладывайте чуть больше времени, чем необходимо. Особенно, если работа кажется сложной или вызывает тревогу. Поволноваться, настроиться, сосредоточиться тоже требует несколько минут. Лучше закончить раньше и передохнуть, чем постоянно обновлять план. Мы же понимаем, что, скорее всего, в жертву будет принесен отдых.
Мелочи в одну кучу
Часто в течение дня или недели собирается целый список мелких дел. На каждое из них нужно не больше 5 минут. Вот только набирается их десяток. Выделите на их выполнение отдельный тайм-блок. За час можно переделать стопку мелкой работы и почувствовать себя супер-продуктивным сотрудником. Особенно под конец рабочего дня.
Общий календарь
Важно вести личный календарь, где будут вместе видны рабочие, домашние и личные дела. Если на работе у вас уже есть планер для команды, дублировать каждую задачу в свой не нужно. Достаточно обозначить промежуток времени, который вы тратите на эту работу. Особенно, когда проектов много, а жить эту жизнь нужно как-то успевать: видеть, сколько времени занимают разные сферы вашей рутины очень полезно.
Обязательно планируем время вне работы
Личное время тоже нужно планировать заранее, чтобы было меньше возможностей загружать его рабочими проектами. Например, если заранее определять часы обеда, будет меньше соблазна его пропустить.
Полезно заранее планировать, чем вы займетесь вечером или в выходные. Если этого не сделать, есть риск, что после тяжелой работы вы уже не придумаете чего-то креативнее, чем просидеть остаток дня в соцсетях.
Сверять план с реальностью
Если на какую-то задачу (отдых — тоже считается) не хватило запланированного времени, отметьте в календаре сколько потратили на нее по факту. Часто причиной проблем с тайм-менеджментом становится неумение оценивать свою реальную продуктивность. Если какие-то дела регулярно выбиваются из графика, значит на них нужно больше времени.
Рутину тоже надо записывать
Есть дела, которые мы делаем каждый день — пьем кофе, принимаем душ, завтракаем, тренируемся, проверяем почту. Что бы это ни было: это занимает часть нашего дня, а значит должно быть отражено в графике. Во-первых, это важно для понимания баланса распределения времени. Во-вторых, чтобы не было путаницы и ваши важные задачи не «наезжали» на эти небольшие, но очень важные ритуалы.
Вести несколько проектов параллельно — очень непросто. Но мы надеемся, что правила команды New World, выработанные в результате долгой практики, вам помогут. Создать действительно полезный календарь, который поможет ловко балансировать между несколькими проектами и насыщенной личной жизнью — то еще искусство. Мы считаем, что мы им отлично овладели. Чего и вам желаем!
Над некоторыми задачами важно посидеть и сконцентрировано подумать: взглянуть со стороны, придумать концепцию или оценить результат. Эту категорию дел называют «глубокой работой». На нее часто не хватает времени из-за операционки. Попробуйте заранее выделить в графике слот под такие вопросы. Предупредите коллег, выключите звук на девайсах, уведомления в соцсетях и отправляйтесь спокойно в чертоги разума.
Тайм-блок
Когда проектов больше, чем два (читать «всегда»), сложно соблюсти баланс и уделять каждому из них достаточно времени. Для этого рабочий день или неделю можно поделить на блоки, каждый из которых будет посвящен одному проекту. А внутри этих временных промежутков уже прописывать конкретные дела. Если какой-то пункт выполнить не успели, он переносится на другой день.
Закладывать время с запасом
Даже если ваш календарь сильно загружен, на каждую задачу закладывайте чуть больше времени, чем необходимо. Особенно, если работа кажется сложной или вызывает тревогу. Поволноваться, настроиться, сосредоточиться тоже требует несколько минут. Лучше закончить раньше и передохнуть, чем постоянно обновлять план. Мы же понимаем, что, скорее всего, в жертву будет принесен отдых.
Мелочи в одну кучу
Часто в течение дня или недели собирается целый список мелких дел. На каждое из них нужно не больше 5 минут. Вот только набирается их десяток. Выделите на их выполнение отдельный тайм-блок. За час можно переделать стопку мелкой работы и почувствовать себя супер-продуктивным сотрудником. Особенно под конец рабочего дня.
Общий календарь
Важно вести личный календарь, где будут вместе видны рабочие, домашние и личные дела. Если на работе у вас уже есть планер для команды, дублировать каждую задачу в свой не нужно. Достаточно обозначить промежуток времени, который вы тратите на эту работу. Особенно, когда проектов много, а жить эту жизнь нужно как-то успевать: видеть, сколько времени занимают разные сферы вашей рутины очень полезно.
Обязательно планируем время вне работы
Личное время тоже нужно планировать заранее, чтобы было меньше возможностей загружать его рабочими проектами. Например, если заранее определять часы обеда, будет меньше соблазна его пропустить.
Полезно заранее планировать, чем вы займетесь вечером или в выходные. Если этого не сделать, есть риск, что после тяжелой работы вы уже не придумаете чего-то креативнее, чем просидеть остаток дня в соцсетях.
Сверять план с реальностью
Если на какую-то задачу (отдых — тоже считается) не хватило запланированного времени, отметьте в календаре сколько потратили на нее по факту. Часто причиной проблем с тайм-менеджментом становится неумение оценивать свою реальную продуктивность. Если какие-то дела регулярно выбиваются из графика, значит на них нужно больше времени.
Рутину тоже надо записывать
Есть дела, которые мы делаем каждый день — пьем кофе, принимаем душ, завтракаем, тренируемся, проверяем почту. Что бы это ни было: это занимает часть нашего дня, а значит должно быть отражено в графике. Во-первых, это важно для понимания баланса распределения времени. Во-вторых, чтобы не было путаницы и ваши важные задачи не «наезжали» на эти небольшие, но очень важные ритуалы.
Вести несколько проектов параллельно — очень непросто. Но мы надеемся, что правила команды New World, выработанные в результате долгой практики, вам помогут. Создать действительно полезный календарь, который поможет ловко балансировать между несколькими проектами и насыщенной личной жизнью — то еще искусство. Мы считаем, что мы им отлично овладели. Чего и вам желаем!